สิ่งที่ควรและไม่ควรทำสำหรับการสร้างข้อความอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ในที่ทำงาน

อย่าพูดว่าคุณเช็คเมลได้ไม่บ่อยนัก – ประการแรกคือคุณโกหก ตลอดเวลาโทรศัพท์จะไม่อยู่ห่างคุณเกิน 5 ฟุตหรอก แต่ที่สำคัญกว่านั้นคือมันเปิดโอกาสให้กลายเป็นว่า ฉันอาจเช็คเมลได้เป็นครั้งคราว อย่าเช็คเมลเวลาไปเที่ยวพักผ่อนเลยค่ะ ไม่ต้องเช็คเลย

อย่าพูดว่าฉันจะตอบเมื่อไปถึงออฟฟิศวันจันทร์ – มีความเป็นไปได้ว่าอีเมลในอินบ็อกซ์ของคุณจะท่วมท้น ถ้าคนอื่นคาดหวังให้คุณตอบทันที ลงท้ายคุณจะได้รับข้อความว่า “ได้อีเมลของฉันไหม” ฉบับที่อยู่บนฉบับเก่า

สื่อสารให้ชัดเจน – ฉันจะไม่อยู่ตั้งแต่วันที่ถึงวันที่และจะไม่ได้เช็คอีเมล สแล็ค วอยซ์เมล และอื่นๆ ความจริงบอกผ่านการกระทำนี้แล้ว

ใช้น้ำเสียงของคุณ – ถ้าคุณอยากแทรกมุกตลกหรือบุคลิกภาพลงไป เอาเลยค่ะ ขอให้แน่ใจว่าภาษาของคุณเกี่ยวกับ “อย่าส่งข้อความมา” นั้นยังคงสื่อความชัด

ให้คนอื่นมีวิธีทำงานสำเร็จได้แม้ว่าคุณจะไม่อยู่ – ให้รายชื่อว่าพวกเขาจะติดต่อใครแทนคุณได้บ้าง หรือให้ลิงค์ใบสมัครแก่ผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า หรือไม่ก็ให้เบอร์สายด่วนบริการลูกค้าของคุณ

พูดให้ชัดเจนว่าคุณจะตอบอีเมลตามที่คุณสามารถทำได้ – “ขอบคุณล่วงหน้าที่อดทนรอนะคะ” เป็นวิธีการพูดที่ดีที่จะจะช่วยให้พวกเขาคิดไปในทางนั้น

ที่มา: คู่มือการกำหนด “ขอบเขต” Melissa Urban