เชื่อหรือไม่ว่า ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา มีคำขอให้ฝึกอบรมการจัดการโครงการแก่ผู้ที่ไม่ใช่ผู้จัดการโครงการมากกว่าผู้จัดการโครงการอีก ซึ่งนั่นอาจดูขัดกัน แต่ก็ไม่เสมอไป องค์กรส่วนใหญ่เริ่มตระหนักถึงประโยชน์ของทักษะและความสามารถในการบริหารโครงการ และต้องการให้ทุกคนมีชุดทักษะนั้น ไม่ใช่แค่ “ผู้จัดการโครงการ” โดยหน้าที่ แม้ว่าผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่จะไม่ได้รับการขนานนามอย่างเป็นทางการว่า “ผู้จัดการโครงการ” แต่ส่วนใหญ่จะจัดการโครงการเป็นครั้งคราว หากคุณจัดงานเลี้ยงวันเกิดของเด็กๆ ประสานงานการพบปะครอบครัว หรือวางแผนการพักผ่อนเป็นทีม คุณสามารถจัดการโครงการได้!

ดร. Michael O’Connor ผู้อำนวยการฝ่ายกลยุทธ์และการบริหารโครงการของ Medtronic Corporate Science & Technology ยืนยันว่า “ผู้คนไม่ได้ตระหนักถึงการจัดการโครงการที่พวกเขาทำอยู่แล้ว ในหลายๆ ทักษะเป็นทักษะเดียวกันกับที่คุณแม่ใช้มานานหลายศตวรรษ!” และ Michael DePrisco รองประธาน Global Solutions, Project Management Institute (PMI) แสดงให้เห็นถึงงานวิจัยที่ว่า “เรากำลังก้าวไปสู่เศรษฐกิจแบบโครงการ มันไม่ใช่ป็นเพียงวิธีการทำงานให้สำเร็จเท่านั้น” การสนับสนุนเพิ่มเติมสำหรับมุมมองของทักษะการจัดการโครงการที่สามารถใช้ได้ในระดับสากลและเป็นประโยชน์ คือ การที่ PMI ได้จัดตั้งมูลนิธิการศึกษาที่มีกลุ่มเป้าหมายเป็นเด็กอายุ 5-19 ปี ที่จริงแล้ว มูลนิธิช่วยให้เด็กมีทักษะในการบริหารจัดการโครงการ เพราะความเชื่อพื้นฐานนั่นคือ…ทักษะการบริหารโครงการคือทักษะชีวิต

หนังสือการบริหารจัดการโครงการนั้นเต็มไปด้วยแนวคิดและทักษะ รวมทั้งมีการอธิบายถึงเทคนิคการจัดตารางเวลา แผนภูมิแกนต์ โครงสร้างการแบ่งงาน แนวคิดการเป็นผู้นำทีม ฯลฯ ที่อาจเป็นประโยชน์ต่อมืออาชีพ ซึ่งทักษะเหล่านี้ (และอื่นๆ อีกมากมาย) เป็นสิ่งที่มีค่าสำหรับผู้จัดการโครงการที่ไม่เข้าใจวิธีการบริหารโครงการ อย่างไรก็ตาม บทความนี้เน้นเพียงทักษะสี่ประการที่อาจไม่ค่อยมีใครรู้จัก แต่สามารถเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับแทบทุกคนในที่ทำงาน

ทักษะ # 1 – การใช้ผังโครงการ

วินัยในการจัดการโครงการเต็มไปด้วยเครื่องมือเทคนิคและเทมเพลต แต่สิ่งที่ทรงพลังที่สุดโดยรวมอาจเป็นกฎบัตรโครงการ หลายองค์กรต่อสู้กับโรค “มือขวาไม่รู้ว่ามือซ้ายกำลังทำอะไร” หรือมีทีมที่มีแต่ความคิดริเริ่มที่สำคัญเป็นส่วนใหญ่ แต่ “ไม่ได้มองภาพเดียวกันอยู่” Project Charters จะนำมาใช้โดยผู้จัดการโครงการ เพื่อให้ทุกคนเห็นพ้องต้องกันตั้งแต่แรกเริ่มและหลีกเลี่ยงปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างทาง นี่คือตัวอย่างขององค์ประกอบบางประเภทที่คุณอาจต้องการชี้แจงผ่านการพัฒนากฎบัตรโครงการก่อนที่งานจะเริ่มจริง

ในขณะที่กฎบัตรโครงการอาจแตกต่างกันไปในรูปแบบ และแม้กระทั่งเนื้อหาพื้นฐานในการรวมผู้เล่นหลักเข้าด้วยกัน เพื่อบรรลุฉันทามติเกี่ยวกับองค์ประกอบที่สำคัญเหล่านี้ ก่อนที่โครงการจะเริ่มดำเนินการนั้น การมีลายเซ็นบนเอกสารเป็นสิ่งล้ำค่าและจะช่วยให้ผู้ที่เกี่ยวข้องมีความรับผิดชอบ

ทักษะ # 2 – การต่อสู้กับความคิดเพื่อกำจัดสิ่งที่ไม่ดี

หลายปีก่อน เมื่อโครงการหนังสือ OJ Simpson ผู้อาภัพเรื่อง “If I Did It: Confessions of the Killer” ถูกยกเลิกในนาทีสุดท้าย ท่ามกลางความไม่พอใจของสาธารณชนและฟันเฟืองของผู้โฆษณา รูเพิร์ต เมอร์ด็อก ประธานของ News Corporation เสนอคำแถลงที่เขาประกาศยกเลิกหนังสือเล่มนี้ โดยระบุว่าเป็น “โครงการที่ถือว่าไม่เหมาะสม” ในขณะที่มีรายงานว่า หนังสือเล่มนี้ได้รับการเขียนขึ้นแล้ว และมีการบรรจุสำเนาสำหรับผู้ค้าปลีกเพื่อจำหน่าย สิ่งนี้ดูเหมือนจะเป็นตัวอย่างที่สมบูรณ์แบบของปรากฏการณ์ทั่วไปและแพร่หลาย นั่นคือ ความล้มเหลวในการตรวจสอบแนวคิดโครงการอย่างถูกต้อง

เพื่อหลีกเลี่ยงปรากฏการณ์นี้ การจัดการโครงการสอนว่า ตรงกันข้ามกับ ความเชื่อที่นิยม “การริเริ่ม” ไม่ใช่ “การวางแผน” ขั้นตอนการเริ่มต้น ต้องมุ่งเน้นไปที่การกำหนดแนวคิดในการตรวจสอบข้อเท็จจริงระดับหนึ่ง ว่าซับซ้อนพอๆ กับการทำธุรกิจ หรือเรียบง่ายเหมือนการทบทวนข้อดีข้อเสียด้านหลังซองจดหมาย หากการวิเคราะห์ล่วงหน้านี้ไม่เกิดขึ้น “โครงการสุดโปรดของเจ้านาย” อาจเกิดขึ้นจากตัวกระตุ้นที่เป็นอันตราย เช่น การแสดงความคิดเห็นของผู้บริหารในระหว่างการประชุม ความคิดเห็นที่ไม่เหมาะสม หรือไม่มีข้อมูลหรือการตอบสนองทางอารมณ์ต่อเหตุการณ์ แม้ว่ากระบวนการเริ่มต้นอาจมีหลายรูปแบบ แต่คำถามสำคัญที่ควรพิจารณาเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการนั้นมีดังนี้

• เรากำลังพยายามแก้ปัญหาอะไร
• โครงการนี้เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการแก้ปัญหาหรือไม่
• นี่เป็นการใช้ทรัพยากรของเราอย่างคุ้มค่าหรือไม่ (เวลา เงิน ทรัพย์สิน ฯลฯ)
• ผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับมีมากกว่าความเสี่ยงหรือไม่
• ความเสี่ยงที่คาดการณ์ไว้คืออะไร
• หากไม่ทำโครงการจะเกิดค่าใช้จ่ายอะไร
• เราควรเดินออกไปไหม

ทักษะ # 3 – การวิเคราะห์ความเสี่ยง

แม้ว่าแผนจะดี แต่ทุกคนก็รู้ดีว่า อาจไม่ได้เป็นจริงตามที่คาดการณ์ มีเรื่องเกิดขึ้นใช่ไหม? ผู้จัดการโครงการจะได้รับการสอนให้ทำการวิเคราะห์ความเสี่ยง ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวางแผนโครงการปกติ Harry Hall ผู้ฝึกสอนความเสี่ยงของโครงการยืนยันว่า “เราทุกคนเป็นผู้จัดการความเสี่ยง และบางคนอาจจะดีกว่าคนอื่นๆ” การวิเคราะห์ความเสี่ยงหลัก คือการวางแผนสำหรับสิ่งที่อาจผิดพลาด และการดำเนินโครงการแบบสุ่มสี่สุ่มห้า โดยไม่ใช้เวลาในการวิเคราะห์ความเสี่ยงในระดับหนึ่งนั้นอาจเป็นอันตราย แต่ความจริงที่น่าเสียดายที่องค์กรต่างๆ ทำตลอดเวลา! ก็คือ พวกเขาพุ่งไปข้างหน้า เพียงแค่หวังว่าจะได้สิ่งที่ดีที่สุด และมักจะต้องจ่ายในภายหลัง

การเลือกวิธีการวิเคราะห์ความเสี่ยงแทบไม่สำคัญเท่ากับการดำเนินการตามสิ่งที่ค้นพบ โปรดจำไว้ว่าผลการวิเคราะห์ความเสี่ยงสามารถใช้เพื่อ …

• ช่วยส่งข้อความอันยากลำบากให้กับผู้นำระดับสูง หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• จัดเตรียมแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมการสนับสนุน หรือแม้แต่แนวทางการดำเนินการอื่น ๆ
• ลดความวิตกกังวลของทีมเกี่ยวกับ “สิ่งที่อาจผิดพลาด”
• ให้โอกาสในการหลีกเลี่ยง/ ลดความเสี่ยงผ่านการบรรเทาผลกระทบเชิงรุก และการวางแผนสำรองสำหรับงานหลักๆ

ทักษะ # 4 – การซักถามโครงการ

ความวิกลจริตได้รับการนิยามว่าเป็นการทำสิ่งเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำเล่าและคาดหวังผลลัพธ์ที่แตกต่างออกไป มันฟังดูไร้สาระ แต่องค์กรส่วนใหญ่ทำแบบนี้ตลอดเวลา ทำไม? เนื่องจากเมื่อโปรเจ็กต์หรืองานจบลงแล้ว คุณจะต้องเริ่มต้นในโครงการถัดไป โดยไม่ใช้เวลาสักพักเพื่อพิจารณาการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต อันที่จริงการตอบสนองแบบสะท้อนกลับนั้น มักจะทำให้เรามีโอกาสที่จะใช้สิ่งที่เรียนรู้ในโครงการสุดท้ายเพื่อปรับปรุงโครงการในอนาคต ในขณะที่สภาพแวดล้อมบางอย่าง เช่น โรงพยาบาล และ ทหาร ที่เกี่ยวข้องกับชีวิตและความตายในแต่ละวัน มีรายงานว่า มีการซักถาม (หรือกิจกรรมประเภทการชันสูตรพลิกศพ) เป็นส่วนหนึ่งของการทำงานตามปกติของพวกเขา แต่คนอื่นๆ มองข้ามไป ซึ่งเป็นการพลาดโอกาสอย่างมาก การซักถามสามารถนำไปใช้กับการประชุมกิจกรรมสำคัญ โครงการ และแม้แต่งานต่างๆ เป้าหมายคือใช้เวลาในตอนท้าย (หรือแม้กระทั่งระหว่างทางสำหรับโครงการที่มีระยะเวลานาน) เพื่อไตร่ตรองว่าอะไรได้ผลดีและสิ่งที่สามารถทำได้แตกต่างกันไป การทำความเข้าใจข้อผิดพลาด (หรือความสำเร็จ) ในอดีต เป็นองค์ประกอบที่จำเป็นของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง และผู้เชี่ยวชาญที่มีทักษะในการปฏิบัตินี้จะช่วยเพิ่มคุณค่าให้กับองค์กร

หากโดยทั่วไปคุณไม่พิจารณาหลักสูตรการจัดการโครงการในการพัฒนาแผนการฝึกอบรมของคุณ คุณอาจทำผิดพลาดอย่างมาก มากขึ้นเรื่อยๆ การจัดการโครงการกลายเป็นแนวทางการทำงานของทุกคนมากขึ้น เนื่องจากความต้องการทักษะการจัดการโครงการนั้นมีเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง รายงาน “การเติบโตของงานการบริหารจัดการโครงการและช่องว่างทางความสามารถในปี 2560-2570” ของ PMI ระบุว่าภายในปี 2570 นายจ้างจะต้องการบุคลากรจำนวน 87.7 ล้านคน ที่ทำงานในบทบาทที่มุ่งเน้นการบริหารจัดการโครงการ ในขณะที่ยังคงขาดแคลนบุคลากรที่มีคุณสมบัติเหมาะสมอย่างมาก ด้วยเหตุนี้ PMI จึงพัฒนาแพลตฟอร์มการเรียนรู้ออนไลน์ PM Edge ที่มุ่งเป้าไปยังผู้ที่ไม่เชี่ยวชาญ เพื่อช่วยอธิบายถึงวินัยในการจัดการโครงการ

แม้ว่าทักษะทั้งสี่นี้ไม่ได้มีไว้สำหรับการบริหารจัดการโครงการเท่านั้น ทักษะเหล่านี้ได้รับการยอมรับและฝึกฝนกันอย่างกว้างขวางอย่างเป็นระเบียบที่หลายคนอาจมองข้ามไปอย่างน่าเสียดายและไม่ให้ความสำคัญกับวินัยในการปฏิบัติ ดังนั้นหากคุณเคยคิดว่าทักษะการจัดการโครงการมีไว้สำหรับผู้จัดการโครงการอาชีพเท่านั้น ลองคิดใหม่! ทักษะการจัดการโครงการอาจไม่เพียงเพิ่มประสิทธิภาพของคุณในที่ทำงาน แต่ยังสามารถเพิ่มมูลค่าของคุณในตลาดได้อย่างมาก

ที่มา: Forbes Dana Brownlee